Thực hiện kế hoạch chỉ đạo tổ chức đại hội đoàn các Khoa, Bộ môn, CLB Cán Bộ Đoàn Ngôi Sao Xanh giới thiệu các bước tiến hành tổ chức đại hội đoàn, như sau:
Bước 1:
Công tác chuẩn bị, để đảm bảo công tác chuẩn bị tổ chức đại hội Đoàn được chu đáo tránh những sơ xuất đáng tiếc, Ban Chấp hành Đoàn cần thành lập Ban Tổ chức đại hội và phân thành các tiểu ban với nhiệm vụ cụ thể, có thể hình thành 4 tiểu ban cơ bản, gồm:
- Tiểu ban nội dung
- Tiểu ban nhân sự
- Tiểu ban tuyên truyền
- Tiểu ban hậu cần
Số lượng, cơ cấu và chế độ làm việc của các tiểu ban do Ban Thường vụ quyết định, trưởng các tiểu ban nên phân công các đồng chí là Bí thư, phó Bí thư, Uỷ viên Thường vụ phụ trách. Nhiệm vụ của các tiểu ban như sau:
· Tiểu ban nội dung:
- Xây dựng dự thảo các văn kiện của đại hội như: báo cáo tổng kết, phương hướng công tác, diễn văn khai mạc, bế mạc, nghị quyết đại hội.
- Xây dựng, hệ thống các nội dung cần thảo luận góp ý văn kiện của đại hội Đoàn cấp trên, đồng thời định hướng các đơn vị thảo luận tập trung vào những nội dung cơ bản đã hệ thống.
- Tổng hợp các ý kiến đóng góp vào dự thảo các văn kiện của đại hội.
· Tiểu ban nhân sự:
- Xây dựng đề án phân bố đại biểu cho các đơn vị cấp dưới.
- Xây dựng đề án nhân sự Ban Chấp hành.
- Xây dựng đề án nhân sự đoàn đại biểu đi dự đại hội Đoàn cấp trên.
- Báo cáo kiểm điểm của Ban Chấp hành.
- Xây dựng các văn bản phục vụ đại hội như: thông tri triệu tập, nội quy đại hội, các văn bản phục vụ cho công tác bầu cử trong đại hội…
· Tỉểu ban tuyên truyền:
- Tham mưu phát động các phong trào thi đua, các hoạt động chào mừng đại hội.
- Chuẩn bị chương trình hoạt động, văn hoá văn nghệ… diễn ra trong thời gian đại hội.
- Triển khai thực hiện công tác trang trí, khánh tiết tại đại hội.
· Tiểu ban hậu cần: Chuẩn bị kinh phí, cơ sở vật chất và phương tiện để phục vụ cho đại hội.
Sau khi hoàn tất những phần việc chính của công tác chuẩn bị đại hội như: văn kiện đại hội (đã lấy ý kiến Ban chấp hành cơ sở Đoàn trực thuộc và ý kiến của đoàn viên, báo cáo cấp ủy và Đoàn cấp trên), cơ sở cần khẩn trương xây dựng kế hoạch đại hội, kịch bản chi tiết đại hội, đồng thời báo cáo về Đoàn cấp trên để có sự hỗ trợ trong suốt quá trình chuẩn bị tiến hành đại hội để đảm bảo chất lượng và tiến độ thời gian quy định.
Trước khi tổ chức đại hội, Ban Tổ chức cần bàn bạc để kiểm tra công tác chuẩn bị đồng thời thống nhất những nội dung cần thực hiện trong thời gian diễn ra đại hội.
Bước 2: TỔ CHỨC ĐẠI HỘI
- Công tác chuẩn bị: Ban Tổ chức đại hội họp để chuẩn bị và phân công nhân sự phụ trách một số nội dung sau:
- Hướng dẫn đại biểu, đoàn viên về những vấn đề cần thiết trong đại hội, phổ biến nội quy, xác định thái độ và trách nhiệm của đại biểu, đoàn viên trong quá trình đại hội.
- Thảo luận đóng góp văn kiện.
- Dự kiến Ban thẩm tra tư cách đại biểu, chủ tịch đoàn, ban bầu cử…
- Thông qua dự kiến số lượng, cơ cấu ban chấp hành mới (cần báo cáo với Đoàn cấp trên).
- Thông qua kịch bản chi tiết (chương trình, thời gian làm việc của đại hội).
- Chương trình Đại hội (tuỳ tính chất có thể tổ chức thành 2 phiên: nội bộ, công khai).
Phần nghi thức:
· Chào cờ.
· Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
· Ban Thẩm tra tư cách đại biểu báo cáo kết quả thẩm tra tư cách đại biểu (đoàn viên).
Phần nội dung (do đoàn chủ tịch hoặc chủ toạ điều khiển):
· Bầu đoàn chủ tịch (biểu quyết giơ tay).
· Đoàn chủ tịch giới thiệu thư ký đại hội.
· Thông qua báo cáo, phương hướng, bản kiểm điểm của Ban chấp hành nhiệm kỳ cũ (do những đồng chí thay mặt Ban chấp hành đọc).
· Hướng dẫn, thảo luận đóng góp ý kiến văn kiện đại hội.
· Biểu quyết từng nội dung: báo cáo tổng kết, phương hướng, bản kiểm điểm Ban chấp hành.
· Ban chấp hành cũ từ nhiệm.
Phần nhân sự (bầu ban chấp hành):
· Trình bày đề án nhân sự, thông qua danh sách đề cử Ban chấp hành mới.
· Hướng dẫn, thảo luận, đề cử, ứng cử, gút lại danh sách và biểu quyết.
· Giới thiệu và biểu quyết thông qua danh sách tổ bầu cử, nhân sự tham gia tổ bầu cử phải là đại biểu không có tên trong danh sách ứng cử.
Tổ bầu cử ra mắt và thông qua thể lệ bầu cử.
Tổ chức bầu cử:
· Kiểm tra phiếu bầu (hình thức, thứ tự danh sách ứng cử viên, đóng dấu).
· Phát phiếu đến đại biểu.
· Tổ chức kiểm tra thùng phiếu, thu phiếu, kiểm phiếu, lập biên bản kiểm phiếu, niêm phong phiếu bầu, công bố kết quả kiểm phiếu.
Ban chấp hành mới ra mắt nhận nhiệm vụ.
Bước 3: NHỮNG THỦ TỤC SAU ĐẠI HỘI
Ban chấp hành mới cần tiến hành ngay:
- Tổ chức hội nghị Ban chấp hành lần thứ nhất để bầu Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư và phân công nhiệm vụ trong Ban chấp hành.
- Báo cáo kết quả đại hội, hội nghị bao chấp hành lần thứ nhất lên cấp ủy và đoàn cấp trên đề nghị công nhận kết quả đại hội, hồ sơ gồm:
· Công văn đề nghị Đoàn cấp trên công nhận nhân sự ban chấp hành do đại hội bầu ra có ý kiến cấp ủy (nêu rõ chức danh do hội nghị ban chấp hành lần thứ nhất bầu).
· Biên bản đại hội.
· Biên bản Hội nghị Ban chấp hành lần thứ nhất.
· Biên bản kiểm phiếu bầu Ban chấp hành, Ban thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư.
· Lý lịch trích ngang.
· Lý lịch mẫu 2C của các đồng chí Bí thư, phó Bí thư các cơ sở Đoàn trực thuộc Thành Đoàn.
Theo NGUYỄN ĐẠI PHÚC.
Trích “Sổ tay Cán Bộ Đoàn”- số 8, tháng 4 năm 2005
Trích “Sổ tay Cán Bộ Đoàn”- số 8, tháng 4 năm 2005
